卒業論文やレポートなど様々な文書作成で活躍するWord(ワード)。
そんなWordでの必需機能といってよい「保存」機能。
実は、一般的な保存以外にも1ページ分だけ保存する方法、分割して保存する方法等があるのをご存知でしょうか。
本記事では「保存方法」についてご紹介します。
ワードでの保存方法・仕方とショートカット
まずは一般的な保存方法とショートカットで保存する方法をご紹介します。
①一般的な保存方法(新規保存)
(1)「ファイル」をクリック
(2)「名前を付けて保存」をクリック
(3)保存場所を指定して、「保存」をクリック。
※一度「名前を付けて保存」をした後に、「上書き保存」する場合は、画面右上の「上書き保存」ボタンをクリックすることで保存できます。
①ショートカットで保存する方法
Wordを保存する場合は、便利なショートカット機能もあります。
(1)「F12」キーを押す。
※「F12」キーを押しても保存ウィンドウが開かれない場合は、「Fn」キー(ファンクションキー)を押しながら「F12」キーを押してください。
(2)保存場所を指定して「保存」ボタンをクリック。
※「上書き保存」する場合のショートカットは、「Ctrl」+「S」キーです。
ワードで1ページ分だけ保存する方法
Wordで1ページだけとりだして保存する方法も何パターンかありますが、一番手っ取り早いのは、保存したい部分を選択して新しい文書として保存する方法です。
①内容をコピーペーストして1枚取り出す方法
(1)保存したいページを範囲選択
(2)コピー
(3)新規でWordファイルを開いて貼り付け
(4)名前を付けて保存
ただし、①のやり方の場合、ヘッダーフッターや書式が設定されていた場合、新規Wordファイルにコピーすると消えてしまいます。
ヘッダーフッターや書式を残したままコピーした場合は、保存したいWordファイルを複製して、不要なページを消すという方法がいいでしょう。
②Wordファイルを複製して不要なページを削除する方法
(1)保存したいページがあるWordファイルを複製保存する。
(2)複製したファイルを開いて、不要なページを「delete」または「backspace」で削除して、上書き保存。この方法の場合は、ヘッダーフッターや書式も含めて保存できます!
ワードでページを分割して保存する方法
例えば、第一章、第二章、第三章をそれぞれ別々に3ファイルとして保存したい場合など「分割して保存」する方法のご紹介です。
分割して保存したい場合は、「グループ文書」という機能を活用します。
(1)分割したいWordファイルを複製し、複製したファイルを開きます。
(2)「表示」タブ>「アウトライン」をクリック
(3)分割したい文章それぞれの先頭にカーソルを合わせて「アウトライン」>「←←」ボタンをクリックして、「本文」→「レベル1」に変更する。
※この文書の場合は、「第1章」、「第2章」、「第3章」それぞれを「レベル1」に設定します。
※レベル1に設定した文字列が分割後のファイルのファイル名になります。
(4)文書全体を範囲選択する。(Ctrl+Aで全選択できます。)
(5)アウトラインタブ>「文書の表示」をクリックして、「作成」をクリックする。
(6)サブ文書が作成され、下画像のように分割するページごとに枠が表示されます。
(7)名前を付けて保存をする
(8)保存場所を開くと、それぞれ分割されたファイルが保存されています。
(9)それぞれ分割して保存できました!
(10)元ファイルを開くと、それぞれのファイルのリンクが記載されたWordファイルとなっています。「Ctrl」キーを押しながらリンクをクリックすると分割されたファイルが開かれます。
まとめ ワードでの保存の仕方(ショートカットや1ページだけ:分割の場合も))
以上がWordファイルを保存する方法のご紹介でした。
1ページだけや分割しようとするとなかなか骨が折れますが、この記事を参考に実践してみてください。
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