【WORD】ワードで封筒差し込み印刷方法と郵便番号がずれる時の対策

文書やアンケートなどさまざまな文書が作成できるワード（Word）。

ワードの機能を使いこなすことで、業務の効率化が図れます。

例えば、ワードで封筒の宛名書きを作成したいと思ったことはありませんか？

ワードなら、封筒への差し込み印刷も簡単に行うことができます。

今回は、ワードで封筒差し込み印刷方法と郵便番号がずれる時の対策について解説していきます。

 

ワードで封筒を作成する方法

始めに、ワードで封筒を作成する方法を解説します。

まずは、「差し込み文書」タブ→「封筒」をクリックしてください。

 

「封筒とラベル」ダイアログが表示されますので、「オプション」をクリックします。

 

「封筒オプション」ダイアログが表示されますので、使用する封筒サイズを選択し、「OK」をクリックしてください。

ここでは、よく使われている長形３号（三つ折りのＡ４用紙が入るサイズ）をサンプルとして使用します。

（

 

「封筒とラベル」ダイアログに戻るので、「文書に追加」を選択してください。

 

封筒サイズのデータが作成できました。

 

封筒は縦書きの場合が多いので、縦書きに修正しましょう。

「レイアウト」タブ→「文字列の方向」→「縦書き」をクリックしてください。

 

縦書きになりました。

 

差し込み印刷を設定する

次に、差し込み印刷の設定方法について解説します。

「差し込み印刷」とは、エクセル等で作成した宛先リストの情報を、ワードの文書に埋め込んで印刷できる機能です。

まずは、エクセルで宛先リストを作成しておきましょう。

 

次に「差し込み文書」タブ→「宛先の選択」→「既存のリストを使用」を選択します。

 

「データファイルの選択」ダイアログが表示されるので、用意した宛先リストを選択し、「開く」をクリックしましょう。

 

「テーブルの選択」ダイアログが表示されるので、宛先リストに使うシート名を選んで、「OK」をクリックします。

 

封筒に差し込む項目設定

次に封筒に差し込む項目を指定します。

「差し込み文書」タブ→「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、宛先リストの項目が表示されるので、封筒に差し込む項目を１つずつ選択しましょう。

 

封筒側に<<項目名>>が表示されていればOKです。

フォントサイズを変える等、お好みで体裁を整えてください。

また、「〒」や「様」など、宛先リストの項目以外の文字は、自分で追加する必要がありますので、ご注意ください。

 

体裁を整えたら、プレビューを確認しましょう。

「差し込み文書」タブ→「結果のプレビュー」をクリックしてください。

 

実際に印刷する際のプレビューが表示されました。

 

郵便番号がずれる原因と対策【封筒差し込み印刷】

はがきの差し込み印刷の場合と異なり、封筒の差し込み印刷では郵便番号枠が作成されず、位置合わせの機能もありません。

このため、郵便番号枠の無い封筒に印刷することをお勧めします。

どうしても郵便番号枠のある封筒に印刷したい場合は、以下の設定を行うことで、郵便番号枠に合わせて印刷することができます。

 

まずは余白の設定です。

「レイアウト」タブ→「余白」→「ユーザー設定の余白」を選択してください。

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「ページ設定」ダイアログが表示されるので、上余白12mm、右余白8mmに設定し、「OK」をクリックします。

 

次に、封筒の最上部に郵便番号を挿入するための表を挿入します。

「挿入」タブ→「表」→「表の挿入（１行×１列）」をクリックしてください。

 

表を選択した状態で、「レイアウト」タブ→「プロパティ」を選択してください。

 

「表のプロパティ」ダイアログが表示されるので、幅を指定するにチェックを入れ、幅を「47.7mm」、配置を「右揃え」に設定し、OKをクリックします。

 

次に枠線を非表示にしましょう。

「テーブルデザイン」タブ→「罫線」→「枠なし」を選択してください。

 

枠線が非表示になりました。

 

続いて、フォント設定です。

まず、表の中に郵便番号を挿入するため、「差し込み文書」タブ→「差し込みフィールドの挿入」→郵便番号を選択しましょう。

 

次に、表を選択した状態で、「ホーム」タブ→フォントを「OCRB」、サイズを「22ポイント」に設定するとともに、段落カテゴリ内の「均等割り付け」を選択します。

 

以上の設定で、郵便番号枠に合わせて印刷することができます。

なお、郵便番号は半角数字かつハイフン無しにしておく必要がありますので、ご注意ください。

 

ワードでの封筒差し込み印刷方法

封筒データが完成したら、最後は印刷です。

「差し込み文書」タブ→「完了と差し込み」→「文書の印刷」を選択してください。

 

「プリンターに差し込み」ダイアログが表示されるので、「すべて」を選択して、「OK」をクリックします。

 

一部だけを印刷したい場合は、「最初のレコード/最後のレコード」を選択し、任意の範囲を指定した上で、「OK」をクリックしてください。

 

「印刷」ダイアログが表示されるので、封筒をプリンターにセットし、「OK」をクリックしましょう。

 

まとめ　ワードで封筒差し込み印刷で郵便番号がずれる時の原因や対策

ここでは、ワードで封筒差し込み印刷方法と郵便番号がずれる時の対策について解説しました。

ワードで封筒を作ることで、手書きよりも簡単に宛名書きを行うことができますので、ぜひ本記事を参考にしてください。

ワードの便利な機能を使って、どんどん業務効率化を図ってみてくださいね。