【WORD】ワードで同じ文字を入れる（一括自動：一か所：別のところに入力した文字が反映）方法

特定の文字を一括で変更したい時に、一か所ずつ直すのは面倒ですし時間がかかってしまいます。

ここでは効率的に一括で変更する方法を解説していきます。

 

ワードで同じ文字を一括で入れる方法1【置換機能を使う】

まずは基本的な「置換」の方法です。

文書中のある特定の文言を検索し、当てはまる文言を一括で置き換える機能です。

以下の文書中の「商品A」という文言を、「商品B」に置き換える場合を例として、解説していきます。

 

 

「ホーム」タブの「編集」グループから「置換」をクリックします。

 

 

「検索と置換」のポップアップが出ますので、「検索する文字列」に置き換える前の文言を、「置換後の文字列」に変更したい文言を入力します。

入力が終わったら、「すべて置換」をクリックしましょう。

 

以下のように何件置き換えたかを示す表示が出ます。

今回の場合4件でしたので、全て置換が完了したことがわかりますね。

 

 

文章も全て「商品B」に置き換わりました。今回は件数が4件と少ないですが、件数がもっと多い場合はこの「置換」機能を使い、効率的に作業を行いましょう。

 

 

 

 

ワードで同じ文字を一括で入れる方法2 【「ブックマーク」機能と「相互参照」機能を使う】

上記とは異なる方法として、「ブックマーク」機能と「相互参照」機能を使用するやり方があります。

ある特定の文字列をブックマークとして登録し、その文字を文書中に入れておくことで、参照先の文字列を一気に変更できるというものです。

まずは、変更するよく使用する文字列を登録します。今回の場合は「商品」という文字を登録します。

 

文字列を範囲選択し、「挿入」タブの「リンク」グループから「ブックマーク」をクリックします。

 

 

「ブックマーク」のポップアップが出てきますので、ブックマーク名を任意の名前で登録し、「追加」をクリックします。

ここでは「商品名」と登録しました。

 

 

次に、文字列を挿入する箇所にカーソルを合わせ、先ほどと同じように「挿入」タブの「リンク」グループから「相互参照」をクリックします。

「相互参照」のポップアップが出たら、「参照する項目」のプルダウンから「ブックマーク」を選択し、「相互参照の文字列」を「ブックマーク文字列」に設定します。

これで、挿入するフィールドが先ほど登録したブックマークを参照するようになります。
設定できたら「挿入」をクリックして下さい。

 

 

挿入した文字列は、手入力した文字列とは異なりフィールドとして機能しています。

以下のように、相互参照フィールドのみ濃いグレーで表示されていますね。

この文字列が、最初に登録したブックマークと連動しているのです。

 

 

ここで、「商品」という文字を「製品」に変更することにします。

ブックマークに登録した、タイトルの文字列を「製品」に変更します。

 

 

これだけでは自動で本文中の文字列は更新されません。

相互参照フィールドが挿入されている文章を範囲選択し、右クリックで「フィールド更新」を選択しましょう。

文章を範囲選択する際は、カーソルを合わせてドラッグする方法でも構いませんし、ショートカットキー「Ctrl+A」で全選択しても良いです。

 

 

この方法で、一括で「商品」を「製品」という文言に変更することができました。

 

 

注意する点としては、あらかじめブックマークへ登録し、相互参照フィールドを挿入して文書を作成しなければならない、ということです。

頻繁に使用するビジネス文書や、宛先や商品名だけを変更して使用する必要がある場合には有効な方法ですが、最初に説明した「置換」の方法でも、簡単な文書であれば十分対応可能です。

 

 

ワードで同じ文字を一括で入れる方法3【別ファイルからリンクを挿入して一括変更】

最後に、別のワードファイルからリンクを挿入して一括で変更する方法を解説します。ブックマーク

に似ていますが、こちらではデータベース等として作成されている別のファイルから文言をリンクさせる方法です。

まず作成している文書と、元にする文言が記載されているファイルを用意します。

この方法で注意することは、途中でファイル名を変更しないことです。

作成中にファイル名を変更してしまうとリンクとして機能しなくなってしまうので、ファイル名を変更しないように注意して下さい。

最初に元になる文言「商品（乳製品）」をコピーします。

 

 

リンクを挿入する先のファイルを開き、先ほどの文言を貼り付けます。

この時、通常の貼り付けではなくコツが必要です。

「ホーム」タブの一番左にある「クリップボード」グループから「貼り付け」のプルダウンを開き、「形式を選択して貼り付け」をクリックして下さい。

 

 

ポップアップが出たら「リンク貼り付け」を選択し、貼り付ける形式を「テキスト」とします。

設定できたらOKをクリックして下さい。

 

 

範囲選択をすると、以下のようにリンクを挿入したか所が濃いグレーで表示されているのがわかりますね。

 

 

ブックマークの時と同様に、文字列ではなくリンクフィールドが挿入されました。

一括で変更する場合は、リンク元の文言を変更します。

その後、元のファイルと作成しているファイルをどちらも上書き保存すれば、自動で文言が置き換わります。

 

 

以下のように一括で置き換えることができました。

よく使うテンプレの文書や、例のように特定の文字列を入れ替えるだけとし、

汎用性の高いものは、リンクフィールドを挿入し、状況に合わせて文字を置き換えると簡単に変更できます。

 

 

 

まとめ　ワードで同じ文字を入れる（一括自動：一か所：別のところに入力した文字が反映）方法

いかがでしたでしょうか。

ここまで同じ文字を一括で入れる方法を解説しました。

置換、ブックマークと相互参照、リンク挿入とどれも便利な機能ではありますが、少し面倒な方法でもありますので、文書の編集頻度などでどの方法が相応しいか検討してみて下さい。