【Word】ワードの差し込み印刷でラベルを作成（できない時・2ページ目・宛名ラベル・複数ラベルに反映・12面等）

年賀状の宛名や大量の郵送物のラベルを、ひとつひとつ手入力で作成していませんか。

Wordの差し込み印刷機能を使えば、Excelなどに用意した名簿データを元に、宛名ラベルを一括で自動作成することができます。

この記事では【ワード 差し込み印刷でラベルを作成（宛名ラベル・複数ラベル・編集方法）】について、初めての方でも迷わないよう手順を追って解説していきます。

それでは詳しく見ていきましょう。

 

差し込み印刷の基本準備【宛名データを用意する】

差し込み印刷を始める前に、まずは宛名として差し込みたいデータを用意する必要があります。

一般的には、Excelで氏名や郵便番号、住所などを一覧にした表を作成しておくことが多いです。

データを用意する際のポイントは、1行目に必ずヘッダー行を入れておくことです。

下記のようなイメージで、姓、名、郵便番号、住所1、住所2といった列を作成しておきましょう。

このようにヘッダー行と実データを分けて作っておくことで、Word側でどの列をどのラベル項目に差し込むかを正しく認識させることができます。

Excelデータを使う場合

Excelで作成した表をそのまま差し込み印刷のデータソースとして利用できます。

保存形式は通常のxlsx形式のままで問題ありません。

Wordの表を使う場合

Excelを使わずWordの表だけで名簿を作っている場合でも、差し込み印刷のデータソースとして指定することが可能です。

ただし表計算や並べ替えのしやすさを考えると、名簿の管理自体はExcelで行うほうが効率的かもしれません。

データの準備ができたら、いよいよWordを開いて差し込み印刷の設定に進みましょう。

Wordの上部にある「差し込み文書」タブをクリックすると、以下のようなリボンが表示されます。

このリボンの中にある機能を順番に使っていくことで、宛名ラベルを完成させることができます。

 

宛名ラベルを作成する手順【ラベルオプションの設定】

データの準備ができたら、次にラベル用の用紙サイズを設定していきます。

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」から「ラベル」を選択しましょう。

すると「ラベルオプション」というダイアログボックスが開きます。

製造元の一覧からラベル用紙のメーカーを選び、続けて製品番号の一覧から実際に使用する用紙の型番を選択します。

手元のラベル用紙のパッケージに記載されている型番を確認しながら選ぶと間違いがありません。

もし該当するメーカーや型番が一覧にない場合は、「新しいラベル」ボタンから縦横のサイズや行数、列数を手入力で設定することも可能です。

設定が終わったら「OK」をクリックすると、選んだラベルサイズに合わせた表がWordの画面に自動的に作成されます。

この段階ではまだ枠線だけの状態で、文字は何も入っていません。

枠線が見えない場合は、「レイアウト」タブから「罫線の表示」をオンにしておくと、後の作業がしやすくなります。

 

宛先の選択と差し込みフィールドの挿入【複数ラベルへの反映】

ラベルの枠ができたら、次は先ほど用意したExcelの名簿データを読み込みます。

「差し込み文書」タブの「宛先の選択」から「既存のリストを使用」を選び、保存しておいたExcelファイルを指定しましょう。

シートを選択する画面が表示されたら、名簿を入力したシート名を選んで「OK」をクリックします。

ここまでできたら、1つ目のラベル（表の左上のセル）にカーソルを置きます。

「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、Excelのヘッダー行に対応した項目名の一覧が表示されます。

例えば「姓」を挿入し、続けてスペースを空けて「名」を挿入し、改行して「郵便番号」「住所1」「住所2」を順番に配置していきます。

挿入した直後は «姓»«名» のように山括弧で囲まれたフィールド名が表示されるだけで、実際の文字はまだ表示されません。

1つ目のラベルにすべてのフィールドを配置できたら、いよいよ複数ラベルへ反映させる作業に移ります。

ここで使うのが「複数ラベルに反映」というボタンです。

「差し込み文書」タブの中央あたりにある「複数ラベルに反映」をクリックするだけで、1つ目のラベルに設定したフィールドとレイアウトが、残りすべてのラベルにコピーされます。

これにより、1面ずつ同じ作業を繰り返す手間がなくなり、一気に全ラベル分の設定が完了します。

反映が終わったら「結果のプレビュー」をクリックしてみましょう。

«姓»«名» といったフィールド名の表示が、実際の名簿データの氏名や住所に切り替わって表示されます。

矢印ボタンでレコードを送りながら、複数のラベルに正しくそれぞれ異なる宛名が入っているかを確認しておくと安心です。

 

差し込み印刷ラベルの編集方法【文字装飾とレイアウト調整】

プレビューで内容を確認できたら、必要に応じてラベルの見た目を編集していきましょう。

差し込みフィールドが挿入された状態でも、通常の文字と同じようにフォントサイズや太字、文字色などの書式を変更することができます。

例えば宛名部分の«姓»«名»だけを少し大きめのフォントにし、住所部分は少し小さめにするといった調整も自由自在です。

1つ目のラベルの書式を整えたら、再度「複数ラベルに反映」をクリックし直すことで、変更した書式もすべてのラベルに反映されます。

ここで注意したいのは、書式の調整は必ず「複数ラベルに反映」を押す前、もしくは押し直した後に行うという点です。

反映した後に1面だけ個別に文字を修正しても、他のラベルには反映されませんので気をつけましょう。

すべての編集が終わったら、最後に「完了と差し込み」ボタンをクリックします。

「完了と差し込み」のメニューからは「個々のドキュメントの編集」「プリンターへの印刷」「電子メールメッセージの送信」の3つを選択できます。

ラベルとして紙に印刷する場合は、まず「個々のドキュメントの編集」を選び、名簿全件分のラベルをまとめた新しいWord文書を作成しておくと便利です。

この新しい文書では、差し込みフィールドがすべて実際の文字に置き換わった状態になっています。

そのため印刷前にもう一度全体をざっと見直し、住所の折り返しやフォントの崩れがないかをチェックしておきましょう。

問題がなければ、あとは通常のWord文書と同様に印刷を実行するだけです。

 

ラベルサイズが合わない場合の対処法【用紙種類の変更】

印刷してみたら文字がラベルの枠からはみ出してしまった、という経験がある方も多いのではないでしょうか。

この場合、多くは最初に選んだラベルの製造元や型番が、実際に使用している用紙と一致していないことが原因です。

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」から「ラベル」を再度選択し、ラベルオプションを開き直しましょう。

手元の用紙のパッケージや型番シールを再確認し、正しい製造元と製品番号を選び直してください。

それでも用紙に対応する型番が見当たらない場合は、「新しいラベル」から縦横のサイズ、上下左右の余白、行数と列数を手入力で細かく設定することができます。

この際、定規で実際のラベル用紙のサイズを測っておくと、正確な数値を入力しやすくなります。

設定を変更すると表のレイアウトも自動的に変わりますので、差し込みフィールドの配置がずれていないかも忘れずに確認しておきましょう。

 

よくあるトラブルと対処法【差し込みフィールドが反映されない場合】

差し込み印刷を使っていると、いくつか特有のトラブルに遭遇することがあります。

ひとつは「複数ラベルに反映」をクリックしても、2面目以降にフィールドがコピーされないという症状です。

これは1つ目のラベルにフィールドを挿入した後、複数ラベルに反映のボタンを押す前にプレビューへ切り替えてしまっていることが原因の場合があります。

プレビューをオフに戻してから改めて複数ラベルに反映を実行すると、正しく反映されることが多いです。

もうひとつよくあるのが、Excelのデータを更新したのにWord側の表示が変わらないという症状でしょう。

この場合は「アドレス帳の編集」を開き、データソースの一覧からファイルを選んで「更新」ボタンを押すことで最新のデータが読み込まれます。

また、住所が長い場合に文字が枠からあふれてしまうこともあります。

あふれてしまう場合は、フォントサイズを少し小さくするか、行間の設定を「狭く」に変更することで収まることが多いです。

郵便番号の先頭がゼロで表示されない場合は、Excel側でその列の書式を文字列に設定しておくと解決できるかもしれません。

いずれのトラブルも、まずは元のExcelデータとラベルオプションの設定が正しいかどうかを見直すことが解決への近道です。

 

まとめ　ワードの差し込み印刷でラベルを作成（複数ラベルに反映・12面等）

ワードの差し込み印刷でラベルを作成する方法をまとめると、次のような流れになります。

・Excelなどで1行目をヘッダーとした名簿データを用意する

・差し込み文書タブからラベルを選び、製造元と型番でラベルオプションを設定する

・宛先の選択で名簿データを読み込み、1つ目のラベルに差し込みフィールドを挿入する

・複数ラベルに反映で全ページへ一括コピーし、結果のプレビューで内容を確認する

・必要な書式編集を行い、個々のドキュメントの編集で全件を書き出してから印刷する

この流れさえ覚えてしまえば、何百件という宛名ラベルであっても、手作業に比べて驚くほど短時間で仕上げることができます。

最初はラベルオプションの型番選びやフィールドの配置に戸惑うかもしれません。

ですが一度手順を体験してしまえば、次回からは迷わずスムーズに作業を進められるはずです。

年賀状やダイレクトメールなど、宛名ラベルが必要になる場面は意外と多いものです。

ぜひこの機会に差し込み印刷を使いこなして、日々の作業を効率化していきましょう。