エクセルで大きな表を扱うとき、不要な行や列を一時的に非表示にしてすっきり見せたいのに、やり方がわからなくて困った経験はありませんか。
この記事では【Excel】エクセルのアウトライン機能の使い方と解除方法（グループ化・階層表示・折りたたみ設定）について解説していきます。
ポイントは
・行・列をグループ化してアウトライン（折りたたみ）を設定する方法
・階層を複数段に設定して大分類・小分類を管理する方法
・アウトラインを解除・クリアする方法
です。
それでは詳しく見ていきましょう。
エクセルのアウトライン機能とは
アウトライン機能とは、指定した行や列をグループ化して折りたたんだり展開したりできる機能です。
アウトラインを設定すると、シートの左端（行の場合）や上端（列の場合）に「＋」「－」ボタンが表示され、クリックひとつで行・列の表示・非表示を切り替えられます。
大量のデータを扱うシートで、集計行だけを表示したいときや、詳細データを一時的に隠したいときに非常に役立つ機能です。
サンプルデータの確認
今回は以下のサンプルデータを使って解説します。
月ごとの明細行（桜餅・柏餅など）をグループ化して折りたたみ、合計行だけをすっきり表示させる場面を想定して解説していきます。
アウトライン機能でできること
アウトライン機能を使うと、グループ化した行・列を折りたたんで非表示にしたり、展開して再表示したりできます。
階層は最大8段階まで設定でき、大分類・中分類・小分類のような入れ子構造の表示管理が可能です。
シート左端や上端に表示される数字ボタン（「1」「2」「3」など）をクリックすると、指定した階層レベルまでをまとめて展開・折りたたみできます。
非表示にした行・列は削除されているわけではなく、データはそのまま保持されています。
印刷時にも折りたたんだ状態を反映できるため、レポートや報告書の作成にも活用できます。
エクセルのアウトライン機能の使い方1【行のグループ化と折りたたみ】
アウトライン機能の基本となるのが、行のグループ化です。
折りたたみたい行を選択して「データ」タブの「グループ化」をクリックするだけで、選択した行にアウトラインが設定され、折りたたみボタンが表示されます。
まず1つのグループを作る操作を習得しましょう。
行をグループ化する手順
グループ化したい行の行番号をドラッグして選択します。
サンプルデータで1月の明細行（桜餅・柏餅の行）をグループ化する場合、該当する2行分の行番号をドラッグして選択します。
「データ」タブをクリックし、「アウトライン」グループにある「グループ化」ボタンをクリックします。
「グループ化」のダイアログが表示された場合は「行」を選択して「OK」をクリックします。
操作後、シートの左端に「－」ボタンと縦線が表示され、行番号の左側に折りたたみのコントロールが追加されます。
「－」ボタンをクリックするとグループ化した行が折りたたまれて非表示になり、「＋」ボタンが表示されます。
ショートカットキーでグループ化する方法
グループ化の操作はショートカットキーでも実行できます。
グループ化したい行を選択した状態で「Alt＋Shift＋→（右矢印）」を押すと、ダイアログを経由せずにグループ化が実行されます。
グループを解除したい場合は「Alt＋Shift＋←（左矢印）」で解除できます。
複数のグループを次々と作成する作業では、マウス操作よりもショートカットキーのほうがスピーディーに進められます。
リボンの「データ」タブを何度も開く手間が省けるため、ぜひ覚えておきましょう。
複数グループをまとめて設定する方法
サンプルデータのように月ごとに明細行をグループ化したい場合、グループを1つずつ順番に設定していきます。
1月の明細行をグループ化したら、続いて2月の明細行を選択して同様にグループ化します。
3月の明細行も同様に操作することで、月ごとに独立した折りたたみグループが3つ作成されます。
それぞれのグループは独立して折りたたみ・展開できるため、特定の月だけを折りたたんで他の月は展開したまま表示することも可能です。
グループを設定するたびにシート左端の縦線が増えていき、最終的にすべてのグループが視覚的にわかりやすく整理されます。
エクセルのアウトライン機能の使い方2【列のグループ化と階層表示】
アウトライン機能は行だけでなく列にも設定できます。
列をグループ化すると、シートの上端に折りたたみボタンが表示され、指定した列をワンクリックで非表示にできます。
また、グループを入れ子にして複数の階層を持つアウトラインを作成することも可能です。
列をグループ化する手順
グループ化したい列の列番号をドラッグして選択します。
サンプルデータで「単価」列と「個数」列（明細情報）をグループ化する場合、該当する列番号を選択します。
「データ」タブ→「グループ化」をクリックします。
ダイアログが表示された場合は「列」を選択して「OK」をクリックします。
シートの上端に折りたたみボタンが表示されます。
「－」ボタンをクリックすると選択した列が折りたたまれ、「商品名」と「売上」列だけが表示されたすっきりとした表になります。
階層を複数段に設定する方法
アウトラインは最大8階層まで入れ子にすることができます。
すでに1階層のグループが設定されている範囲の中に、さらに細かいグループを設定することで2階層・3階層のアウトラインが作成できます。
たとえばサンプルデータで月ごとのグループ（第1階層）を設定した上で、さらに各月の特定の行だけを第2階層としてグループ化できます。
階層を設定すると、シート左端に「1」「2」などの数字ボタンが表示されます。
「1」ボタンをクリックするとすべてのグループが折りたたまれ、「2」ボタンをクリックすると第1階層のグループが展開された状態になります。
この数字ボタンを使うことで、見たいレベルの情報だけを一括表示する操作が簡単に行えます。
自動アウトライン機能でグループを自動設定する方法
合計行や集計関数（SUM・SUBTOTALなど）を含む表では、エクセルが自動的にグループの構造を判断してアウトラインを設定する「自動アウトライン」機能が使えます。
アウトラインを設定したいセル範囲を選択するか、表内のいずれかのセルをクリックします。
「データ」タブ→「グループ化」の「▼」をクリックして「アウトラインの自動設定」を選択します。
エクセルが数式の参照範囲を解析し、合計行の上にある明細行を自動的にグループ化します。
SUBTOTAL関数を使った集計表では特に精度よく自動設定されるため、手動でグループを1つずつ設定する手間を大幅に省けます。
エクセルのアウトライン機能の使い方3【折りたたみの操作と表示切り替え】
アウトラインを設定したあとの折りたたみ操作と表示の切り替え方法を確認しましょう。
「＋」「－」ボタンでの個別操作と、数字ボタンでの一括操作を使い分けることで、大きな表でも必要な情報だけをすばやく表示できます。
「＋」「－」ボタンで個別に折りたたむ方法
シート左端（行グループの場合）または上端（列グループの場合）に表示される「－」ボタンをクリックすると、そのグループの行・列が折りたたまれます。
折りたたまれると「－」ボタンが「＋」ボタンに変わります。
「＋」ボタンをクリックすると折りたたまれていた行・列が再び展開されて表示されます。
複数のグループを個別に操作できるため、1月の明細だけを折りたたんで2月・3月は展開したままにするといった柔軟な表示が可能です。
報告書の内容に応じて見せたい月・隠したい月を切り替えながら使えます。
数字ボタンで全グループを一括切り替えする方法
シート左上（行グループの場合）に表示される数字ボタン「1」「2」「3」は、アウトラインの階層レベルを一括切り替えするボタンです。
「1」をクリックするとすべてのグループが折りたたまれ、最上位レベルの行・列だけが表示されます。
「2」をクリックすると第1階層のグループが展開された状態になります。
階層が1段のみのアウトラインでは「1」と「2」の2つのボタンが表示されます。
サンプルデータであれば「1」ボタンで合計行だけの表示に切り替え、「2」ボタンで全明細行を展開した表示に切り替えられます。
折りたたんだ状態のまま印刷する方法
グループを折りたたんだ状態で印刷操作を行うと、画面上で非表示になっている行・列はそのまま印刷されません。
合計行だけを表示した状態でCtrl＋Pを押して印刷すると、折りたたまれた明細行が除外されたコンパクトな表が印刷されます。
印刷前にCtrl＋Pで印刷プレビューを開き、折りたたんだ行・列が正しく非表示になっているかを確認してから印刷しましょう。
折りたたみ状態は保存も可能で、ファイルを閉じて再度開いても設定が維持されます。
エクセルのアウトラインを解除・クリアする方法
設定したアウトラインが不要になった場合や、設定をやり直したい場合は、グループの解除またはアウトラインのクリアを行います。
個別のグループを解除するには「グループ解除」を、すべてのアウトラインをまとめて削除するには「アウトラインのクリア」を使います。
特定のグループだけを解除する方法
解除したいグループの行番号または列番号をドラッグして選択します。
「データ」タブ→「グループ解除」をクリックします。
ダイアログが表示された場合は「行」または「列」を選択して「OK」をクリックします。
選択した範囲のグループが解除され、折りたたみボタンが消えます。
ショートカットキー「Alt＋Shift＋←」でも同様に解除できます。
他のグループには影響しないため、一部のグループだけを修正したい場合に適した方法です。
すべてのアウトラインをまとめてクリアする方法
シート上のすべてのアウトラインを一括で削除したい場合は「アウトラインのクリア」を使います。
「データ」タブ→「グループ解除」ボタンの「▼」をクリックします。
表示されたメニューから「アウトラインのクリア」を選択します。
これでシート上のすべてのグループとアウトラインが一括削除されます。
数字ボタンや「＋」「－」ボタンもすべて消え、通常のシート表示に戻ります。
この操作は元に戻せる（Ctrl＋Zで取り消し可能）ですが、誤って削除しないよう注意しましょう。
アウトラインボタンを非表示にする方法
アウトラインの設定は保持したまま、シート左端や上端に表示される「＋」「－」ボタンや数字ボタンを画面から隠したい場合があります。
「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」を開きます。
「次のシートで作業するときの表示設定」のセクションにある「アウトラインが適用されている場合はアウトライン記号を表示する」のチェックを外します。
これでアウトラインのコントロールボタンが非表示になり、すっきりしたシート表示になります。
折りたたみ・展開の操作が必要なときは、同じ設定からチェックを戻すだけで再び表示されます。
まとめ エクセルのアウトライン・折りたたみ機能のやり方と解除方法（階層表示・折りたたみの自動設定）
エクセルのアウトライン機能の使い方と解除方法をまとめます。
・行や列をグループ化するには「データ」タブ→「グループ化」を使う（ショートカット：Alt＋Shift＋→）
・合計行を除いた明細行のみを選択してグループ化するのが基本
・複数のグループを月ごとなどに設定することで独立した折りたたみが可能になる
・SUBTOTAL関数を使った集計表は「自動アウトライン」で自動設定できる
・「－」「＋」ボタンで個別グループを折りたたみ・展開し、数字ボタンで全グループを一括切り替えできる
・折りたたんだ状態で印刷すると非表示行・列は印刷されない
・特定グループの解除は「グループ解除」、全削除は「アウトラインのクリア」を使う
・アウトラインのコントロールボタンはオプション設定から非表示にできる
アウトライン機能を使いこなすと、大量のデータが入った表でも必要な情報だけをスピーディーに確認できます。
まずは1つのグループを手動で設定して折りたたみの動作を確認し、慣れてきたら複数グループや自動アウトラインに挑戦してみましょう。
階層を活用した表示管理は、月次レポートや部門別集計など、実務でよく登場する場面で特に力を発揮します。
エクセルのアウトライン機能を活用して、見やすく効率的なシート管理を実現していきましょう。
コメント