【パソコン】原稿用紙・履歴書・年末調整のパソコン入力方法（書式・設定）

原稿用紙、履歴書、年末調整の書類をパソコンで作成するときは、用途に合う書式を選び、入力後に印刷状態まで確認することが大切です。

Wordの原稿用紙設定、履歴書テンプレート、年末調整の申告書や専用ソフトには、それぞれ入力時の注意点があります。

特に氏名、住所、扶養親族、控除額などの情報は、見た目だけでなく内容の正確さも求められる項目です。

この記事では、Windowsパソコンを中心に、原稿用紙・履歴書・年末調整をパソコン入力する方法、書式の整え方、印刷前の確認項目を順番に解説します。

パソコンで原稿用紙を入力する書式設定

それではまず、原稿用紙をパソコンで入力するための基本設定について解説していきます。

Wordを使えば、マス目を自分で表として作らなくても、原稿用紙のように文字を配置できる設定があります。

提出先が指定する文字数、行数、用紙サイズを先に確認してから設定することが、原稿用紙作成の基本です。

Wordの原稿用紙設定の開き方

Wordを起動し、上部リボンのレイアウトまたは旧バージョンではページレイアウトを確認します。

原稿用紙設定は、レイアウトにある原稿用紙設定から開ける場合があります。

表示されない場合は、Wordのバージョンやリボンの幅によって項目が省略されていることがあるため、リボン右側の検索欄で原稿用紙設定と入力して探しましょう。

設定画面では、スタイル、文字数と行数、罫線の種類、印刷の向きなどを選べます。

一般的な作文なら20字×20行が使われますが、学校、応募先、社内文書では指定が異なることがあります。

20字×20行は400字詰め原稿用紙に相当する設定であり、400字以内という条件と混同しないことも大切です。

タイトルと氏名を配置する方法

原稿用紙形式では、本文だけでなくタイトルと氏名の位置にも慣例があります。

タイトルは冒頭から数マス空けて中央寄せのように見える位置へ配置し、氏名はその下または本文開始前の右寄せ寄りに置くことが多いでしょう。

ただし、Wordの原稿用紙機能では空白も一つのマスとして扱われるため、スペースキーを連続して押して調整すると、編集後に位置が変わる場合があります。

必要に応じて段落の配置、インデント、タブ設定を使い、見た目だけに頼らない位置調整を行います。

段落記号を表示すると、不要な改行や全角スペースが入っていないか確認しやすくなります。

改行を何度も入れて位置を下げる方法は、別のパソコンやプリンターで崩れる原因になりやすいため注意が必要です。

句読点と数字を入力する際の注意点

原稿用紙では、句点、読点、かぎ括弧、長音符、英数字の扱いが見栄えに影響します。

日本語の作文では、基本的に全角の句読点と全角数字を使用すると、マス目との整合性を保ちやすくなります。

半角の英数字を混在させると、文字幅が不規則になり、指定文字数の確認が難しくなるかもしれません。

学校や試験の指定に縦書きがある場合は、文書の文字列の方向を縦書きに変え、英数字や記号の表示を印刷プレビューで確認します。

完成後は、Wordの文字カウントだけで安心せず、実際に各行の文字数と改ページの位置を確認しましょう。

履歴書をパソコンで作る書式選び

続いては、履歴書をパソコンで作成するときの書式選びと入力方法を確認していきます。

履歴書にはJIS規格を参考にした書式、転職用の職務経歴を重視した書式、新卒採用向けの書式などがあります。

勤務先から指定書式がある場合は、自己判断で別のテンプレートへ変更しないことが重要です。

履歴書テンプレートの選び方

履歴書のテンプレートは、Word、Excel、PDFなどで配布されています。

パソコンで入力するなら、編集のしやすさではWord形式、表の計算や行の調整ではExcel形式、レイアウト固定ではPDF入力形式が便利です。

ただし、Excel形式はセル幅や行高を誤って変えると、写真欄や印刷位置が崩れることがあります。

特別な理由がなければ、提出先の案内に合わせたWordまたはPDFの履歴書を使うとよいでしょう。

厚生労働省様式などの公的な書式を使う場合も、募集要項に写真の有無、志望動機欄、本人希望記入欄の指定がないか確認します。

学歴と職歴を入力する順序

学歴と職歴は、原則として古い内容から新しい内容へ時系列で入力します。

学歴は中学校卒業から記載する例もありますが、応募先の指定がない場合は高等学校卒業から記載する方法がよく使われます。

入学、卒業、入社、退職などの年月表記は、西暦か和暦のどちらかに統一しましょう。

会社名は略称ではなく正式名称で入力し、株式会社を前株にするか後株にするかも登記上の名称に合わせます。

在職中であれば、最終行に現在に至ると入力し、その次の行に以上と記載して職歴欄の終わりを明確にします。

学歴・職歴の年月に空白や矛盾がないかは、採用担当者が確認しやすい部分です。

過去の入社年月が不明な場合は、雇用契約書、源泉徴収票、年金記録などを確認し、推測で入力しないようにします。

写真・印刷・PDF保存の確認

履歴書に写真を入れる場合は、テンプレート内の写真枠を選択し、画像のトリミングやサイズを整えます。

縦横比を無理に変えると顔が横長や縦長に見えるため、トリミングで調整するのが自然です。

紙で提出する履歴書は、印刷設定を片面か両面か確認し、ページ順序が正しいことを確かめます。

メールや応募サイトで提出する場合は、編集可能なWordファイルではなくPDFで保存するよう求められることが多いでしょう。

PDF化後は、文字化け、写真切れ、表のずれ、余白の欠けがないかを開いて確認します。

ファイル名には氏名と書類名を含めると、採用担当者が管理しやすくなります。

年末調整をパソコンで入力する申告書

続いては、年末調整の書類をパソコンで入力する際の流れを確認していきます。

年末調整は、会社から配布された紙の申告書に手書きする方法だけでなく、社内システム、Webサービス、Excel様式、PDF様式を使う方法があります。

入力画面があっても、最終的な提出方法は勤務先の案内が最優先です。

会社指定の年末調整システムの確認

勤務先が年末調整用のWebシステムを導入している場合は、案内メールに記載されたURL、ログインID、提出期限を最初に確認します。

システムでは、前年の登録情報が表示されることがありますが、住所、扶養親族、保険契約などに変更がないか必ず見直しましょう。

前年と同じ内容に見えても、配偶者の所得見積額、子どもの年齢、保険料の支払額などは年ごとに変わる可能性があります。

画面上で保存と提出が別の操作になっている場合、保存だけでは人事・給与担当者へ送信されません。

提出済みの表示、受付番号、完了メールなどを確認し、必要なら画面をPDF保存しておくと安心です。

扶養控除等申告書の入力項目

扶養控除等申告書では、本人の住所、氏名、生年月日、個人番号のほか、配偶者や扶養親族の情報を入力する場合があります。

扶養親族の氏名、生年月日、続柄、所得の見積額、同居または別居の区分などは、システムの質問に沿って入力します。

年少扶養親族、特定扶養親族、老人扶養親族などの区分は年齢や条件によって異なるため、画面の自動判定と資料の内容に差がないか確認しましょう。

別居している親族を扶養に入れる場合は、送金の事実を確認できる書類を会社から求められることがあります。

扶養の判定は家族の収入ではなく所得の見積額を基準にする項目があるため、給与収入と所得を混同しないことが重要です。

保険料控除申告書の入力方法

生命保険料控除、地震保険料控除、社会保険料控除、小規模企業共済等掛金控除は、控除証明書や支払証明書を見ながら入力します。

生命保険料控除では、一般生命保険料、介護医療保険料、個人年金保険料の区分を確認し、証明書に記載された申告額や新旧区分を転記します。

支払った保険料の総額を自己判断で入力するのではなく、証明書の年末調整用申告額を参照すると、入力ミスを減らせます。

国民年金保険料などを本人が支払った場合は、社会保険料控除の対象になることがあります。

電子データで証明書を受け取ったときは、勤務先のシステムがアップロードに対応しているか、紙の提出が必要かも確認しましょう。

保険証券の契約内容と控除証明書の記載内容は同じとは限らないため、年末調整では控除証明書を基準にします。

WordとPDFで整える提出書類の印刷設定

続いては、WordやPDFで作成した書類を提出用に整える印刷設定を確認していきます。

パソコン画面で正常に見えても、印刷すると改行位置、表、画像、余白が変化することがあります。

提出書類は完成した画面ではなく、印刷プレビューまたはPDFで完成判定するという意識が必要です。

用紙サイズと余白の統一

原稿用紙、履歴書、年末調整の各書類では、用紙サイズがA4かA3か、縦向きか横向きかを確認します。

Wordではレイアウトからサイズと余白を開き、提出先の指定に合わせます。

プリンター側の設定が文書設定と異なると、意図しない縮小や拡大が行われる場合があります。

履歴書の枠線が端で切れる、年末調整の欄が縮小されて読みにくくなるといった問題は、用紙サイズの不一致が原因のこともあります。

コンビニ印刷を利用する場合も、アップロードしたPDFの用紙サイズと、印刷機で選ぶ用紙サイズを統一しましょう。

PDF保存時の文字化け対策

Wordで作った書類をメール提出する場合は、ファイルからエクスポート、または名前を付けて保存を選び、ファイルの種類をPDFにします。

PDFにすると相手のパソコンに同じフォントがなくても、元のレイアウトを保ちやすくなります。

ただし、特殊なフォント、外部から挿入した画像、複雑な表を使うと、PDF化後に文字や線が乱れる場合があります。

PDFを保存したら、一度閉じてから開き直し、氏名、住所、日付、数字、表の罫線を目視で確認しましょう。

ファイル名は、履歴書_氏名、年末調整_氏名_年度のように、内容と本人を判別できるものが便利です。

提出前にファイルを開き直す確認は、保存忘れや別ファイル添付の防止にも役立ちます。

提出前の個人情報確認

履歴書や年末調整の書類には、住所、電話番号、生年月日、家族情報、収入に関する情報が含まれます。

メール送信では宛先を確認し、誤送信を防ぐために本文と添付ファイルを最後に見直します。

共有パソコンを使った場合は、ダウンロードフォルダー、最近使ったファイル、ブラウザのダウンロード履歴に個人情報が残っていないか確認しましょう。

年末調整システムでは、公共のWi-Fiではなく、自宅や勤務先など信頼できるネットワークで入力することも大切です。

紙に印刷して提出する場合も、不要になった試し刷りには個人情報が含まれるため、放置せず適切に処分します。

Excelで管理する入力内容とチェック表

続いては、Excelで入力内容や提出状況を管理する方法を確認していきます。

Excelは履歴書や年末調整の正式提出書類そのものではなく、必要書類、入力状況、提出期限を整理するチェック表として使うと便利です。

個人番号や保険証券番号など、特に重要な情報を不要なExcelファイルへ転記しないことも重要です。

提出書類のチェック表作成

Excelでは1行目にヘッダーを入力し、A列に確認項目、B列に状態、C列に期限を並べると、準備状況を見やすく整理できます。

たとえばA2に履歴書PDF確認、B2に完了、C2に提出期限を入力します。

年末調整なら、扶養親族情報、生命保険料控除証明書、地震保険料控除証明書、住宅ローン年末残高証明書などを項目として追加できます。

状態欄を未確認、確認中、完了のように統一すると、入力漏れを見つけやすくなります。

データの入力規則で状態をリスト選択にすると、表記ゆれも抑えられるでしょう。

期限までの日数を計算する数式

提出期限までの日数を表示したい場合は、C列に期限の日付を入力し、D列に残り日数を表示します。

1行目がヘッダーのサンプルでは、D2セルに次の数式を入力します。

=C2-TODAY()

この数式では、C2セルに入力した提出期限から、TODAY関数で取得した今日の日付を引きます。

結果が10なら提出期限まで10日、0なら当日、負の数なら期限を過ぎている状態です。

D2セルの数式を下方向へオートフィルすると、C3、C4の期限にも対応した残り日数を自動計算できます。

たとえばD2の右下にあるフィルハンドルを下へドラッグすると、数式はD3では=C3-TODAY()、D4では=C4-TODAY()へ自動的に変わります。

TODAY関数はファイルを開いた日によって結果が更新されるため、毎日確認したい期限管理に向いています。

Excel画面で確認するオートフィル操作

この画面ではD2セルが選択され、数式バーに=C2-TODAY()が表示されています。

セル右下の小さな四角を下へドラッグすると、各行の期限を参照する数式をコピーできます。

日付が文字列として入力されていると計算できないため、Excelで日付として認識される形式で入力することが必要です。

表示が####になる場合は、D列の幅を広げると日数または日付を確認できます。

まとめ パソコン入力の年末調整・履歴書・原稿用紙の方法（書式・設定）

原稿用紙、履歴書、年末調整をパソコンで入力するときは、最初に提出先の書式、期限、提出形式を確認することが重要です。

原稿用紙はWordの原稿用紙設定を利用し、文字数、行数、縦書き・横書き、用紙サイズを指定に合わせます。

履歴書は指定テンプレートを優先し、氏名、学歴、職歴、写真、PDF化後の表示を丁寧に確認しましょう。

年末調整は勤務先のシステムや申告書の案内に従い、扶養親族、保険料控除、住宅ローン控除などを証明書と照合して入力します。

パソコン入力では、入力完了だけで終わらせず、印刷プレビュー、PDF、提出済み表示まで確認することが失敗を防ぐ鍵です。

Excelのチェック表を補助的に使えば、証明書の準備状況や提出期限も整理しやすくなります。

個人情報を扱う書類だからこそ、保存先、メールの宛先、不要な試し刷りの扱いにも注意し、正確で安全な提出につなげましょう。